みなさん こんにちは
福マチ（福祉のお仕事マッチングサービス）職業紹介のコラム担当です。
本日は「効果的な会議の進行方法：ファシリテーションの基本ステップ」をご説明いたします。
大なり小なり、どなたでも会議の進行役を担うシーンはあるかと思います。
基本ステップですので、ぜひ参考にしてください。
ステップ1：アジェンダ作成
会議の準備において、アジェンダは非常に重要です。アジェンダとは、会議の議題・目的・タイムスケジュールをまとめた書面のことです。事前にアジェンダを共有することで、メンバーは会議の目的や意図を明確に理解できます。アジェンダはファシリテーターが作成する必要はありませんが、これを活用することで会議をスムーズに進行させることができます。
ステップ2：会議の開会宣言
ファシリテーターは、会議の開始時に開会宣言を行います。これにより、会議のスイッチが入る役割を果たします。開会宣言では、会議のルール（グランドルール）やアジェンダを簡単に説明し、全員で情報共有を行います。
ステップ3：ファシリテーション（会議進行の方法）
ファシリテーターは、メンバー全員が偏りなく発言できるようにバランスを取りながら、司会進行役として振る舞います。議題が大きくアジェンダから逸れた場合は、議題をアジェンダに戻すように調整します。
ステップ4：タイムキーパー
会議の進行がアジェンダから大幅にズレると、会議の目的を果たせなくなる可能性があります。ファシリテーターは、アジェンダに沿った時間管理を行います。議題に関して意見が対立し話し合いが長引く場合は、他のメンバーに意見を求めることで議題が長引きすぎないよう調整します。
ステップ5：結論・まとめ
テーマごとに、ファシリテーターは結論やまとめを読み上げます。議論の内容や決定事項をメンバー全員で共有し、その後の業務に反映させることが重要です。また、必要に応じて議事録の作成を行う場合もあります。
会議スタート時の挨拶
会議の冒頭での挨拶は、メンバーのモチベーションや緊張感に大きく影響します。以下の例を参考にしてください。
1.「本日は、ご多忙の中お集まりいただきありがとうございます。」（感謝の言葉）
2.「本日の司会進行は、私〇〇です。よろしくお願いいたします。」（司会者の挨拶）
3.「本日は〇〇の議題について会議を行います。会議時間は〇〇時から〇〇時までです。本日の目標は〇〇について結論を出すことです。」（議題・時間・目的の確認）
4.「まずはお手元のアジェンダをご確認ください。本日はこのアジェンダに沿って進行します。また、事前に案内しているグランドルールに従いましょう。」（アジェンダ・ルールの確認）
議題のスタート時
アジェンダの各議題ごとに、ファシリテーターは目標と時間を発表します。「この議題では、〇〇について〇〇時〇〇分までに議論をします。まず、〇〇さんより発表していただきます。」ポイントごとにテーマを明確にすることで、メリハリのある会議が実現できます。
発言が長くて的を射ていないとき
メンバーの発言が長引き、意図が分かりにくい場合、ファシリテーターは以下の方法で調整します。
- 「〇〇さんのご意見は、〇〇という趣旨でよろしいでしょうか？」（発言内容の要約）
- 「お話中のところ大変恐れ入りますが、こちらの件について〇〇さんは〇〇という意見であるとのことです。■■さんにも意見を伺いたく存じます。」（他のメンバーの意見を求める）
会議がアジェンダから脱線しているとき
会議が脱線した場合、ファシリテーターは議題を元に戻す必要があります。「議論が活発ですが、本会議の趣旨からズレているようです。改めて議論する場を設けますので、今回はアジェンダの〇〇の議題に戻りましょう。」
意見が落ち着いたとき・次の話題に移りたいとき
議論が落ち着いたタイミングや次の話題に移りたいときには、以下のフレーズを使用します。
- 「ここで一旦、これまでの意見をまとめてみましょう。」
- 「ここまで、〇〇と△△という意見が出ていますが、■■さんはどうお考えですか？」
- 「予定の時刻になりましたので、次の議題に移りましょう。」
会議を終了させるとき
会議の結論を明確にし、しっかりと締めることが重要です。「予定の時刻になりました。本日の会議では、〇〇という議題について〇〇という結論になりました。お疲れ様でした。」
ファシリテーションのNG行為
高いファシリテーションスキルを発揮するためには、以下のNG行為を避ける必要があります。
- メンバーに丸投げする。
- 発言者の意見を否定する。
- 特定のメンバーに肩入れする。
- 話題が脱線しても放置する。
- ファシリテーターが積極的に意見する。
- 非論理的に結論をまとめる。
グランドルールの設定
会議を円滑に進めるためには、以下のグランドルールを設定します。
– 発言者の意見を最後まで聞く。
– 各テーマについて1人1回発言する。
– 疑問があれば積極的に質問する。
– 時間を意識し、時間管理を徹底する。
– 議事録をとる担当者を決める。
以上のポイントを押さえて、効果的な会議進行を目指しましょう。
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